La digitalización de documentos
es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar
y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.
Las imágenes digitales se pueden
almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos
de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o
DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones.
Conviene saber que:
Para archivar 300,000 hojas se
necesita un espacio aproximado de 80 M2, en tanto que 300,000 imágenes caben en
30 CD´s.
El costo de una fotocopia es
similar al de una imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a
ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a
cualquier sistema automatizado.
Un documento original solo puede
ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede
ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios.
El 85% de la información
que maneja una organización está en documentos en papel.
Entre el 13 y 23% de los
documentos están extraviados o mal clasificados.
Los empleados utilizan de 5 a 10%
de su tiempo leyendo información y tanto como 10 veces ese tiempo buscándola.
Cada año, las empresas
incrementan entre 15 y 20% la creación de documentos, de los cuales deben
ser archivados más del 80%.
Un documento es fotocopiado en
promedio 8 veces.
Hello, my name is Jack Sparrow. I'm a 50 year old self-employed Pirate from the Caribbean.
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