La información documentada en al nueva ISO 9001

La nueva ISO 9001 versión 2015 presenta algunos cambios en lo referente a la información documentada. Con la norma actual, se usan los términos “documento” y “registro”, de acuerdo con la sección de definiciones. Este tipo de información se puede hallar en diferentes formatos y venir proporcionada por cualquier fuente.

¿A qué hace referencia la nueva definición? Por ejemplo, al sistema de gestión y los procesos, la información que vaya destinada a que la organización se desarrolle de forma adecuada y los resultados que se hayan obtenido.

Pero también debe considerarse con esta nomenclatura la política y los objetivos de calidad, las pruebas de competencia personal y aptitud para la utilización de dispositivos de métrica, confianza en los procesos y producción de bienes y servicios, los resultados de revisión y auditoría, control de cambios, etc.

Veamos lo que dice la cláusula 7.5 de la norma. En el apartado 1, referente a las Generalidades, nos dice que el sistema de gestión de calidad deberá incluir la “información documentada” necesaria para que dicho sistema sea efectivo.

En lo referente a la creación y actualización de la información, especificado en el apartado 2, señala que será adecuada la identificación y descripción, los formatos y medios de difusión, así como las revisiones de adecuación.

Por lo que respecta al apartado 3 de la cláusula 7.5, que habla sobre el control informativo, habla sobre la necesidad de garantizar que la información esté disponible para usarse cuando sea necesario. Asimismo debe asegurarse que se ha protegido de forma adecuada.

Para que se garantice la corrección de la información documentada, la norma ISO 9001:2015 pide que la organización responda al almacenamiento y conservación de la información la distribución, el acceso, la recuperación y la utilización de la misma, así como el control de cambios, la retención y la disposición de dichos datos.